O Plano de Compras é o módulo de planejamento de aquisições futuras da administração pública, é elaborado pelos órgãos/setores demandantes que realizam o planejamento de itens/serviços ou por natureza de despesa que estão previamente cadastradas no Catálogo de Materiais e Serviços.
Comece agora e transforme sua gestão
Elabore uma agenda definindo a data para planejamento e demais fases, se ela será criada para item ou elemento/subelemento. Não se preocupe, que enviaremos uma notificação aos usuários envolvidos em cada fase do Planejamento.
Insira os itens ou elementos/subelementos para cada demandante, informando a quantidade da solicitação, qual a expectativa de recebimento ou quando inicia o serviço, o valor requisitado e a justificativa da sua demanda, claro que alguns dados são parametrizados quanto a sua obrigatoriedade de preenchimento.
Ocorre uma avaliação detalhada das solicitações feitas pelo demandante, que resultam na aprovação, reprovação ou devolução do planejamento. Aqui são inseridas as prioridades, análise do que está sendo planejado, e para facilitar, há uma área somente com os produtos ou serviços aprovados.
Valide se o planejamento atende as necessidades do demandante. Se houver necessidade de realizar algum ajuste numa das demandas, basta solicitar o ajuste. Caso contrário, aprove por itens ou o planejamento como um todo, ou ainda reprove um item individualmente.
A junção de todos os produtos ou serviços validados para gerar o resultado final. Confira os itens consolidados na área de “Acompanhamento”.
Os dados dos planejamentos consolidados serão publicados no PNCP, sendo possível acessar o PNCP (Portal Nacional de Compras Públicas) direto pelo sistema.
Após consolidação da agenda, é possível gerar o relatório com os resultados classificados por item, elemento/subelemento e/ou demandante.
Organize seu calendário de aquisições por prioridades definidas nos planejamentos. Para melhor organização, consulte os resultados e suas respectivas prioridades (alta, baixa, média e sem prioridade). O calendário permite a visualização por: mensal, bimestral, semestral, quadrimestral, semestral e anual.
Não se preocupe caso seja necessário algum ajuste nos planejamentos concluídos e publicados no PNCP. Utilize a opção de revisar uma agenda concluída, criando uma cópia da agenda consolidada editando os prazos dela. Fica a seu critério seguir ou não todas as fases de planejamento (análise, validação e, se existir, a consolidação). Fique tranquilo, que os planejamentos revisados são enviados ao PNCP com vínculo à agenda original.
Configure o sistema para que as agendas funcionem de acordo com suas necessidades. Altere os critérios de justificativa, os exercícios, as obrigatoriedades de datas das fases do planejamento e as fases de aprovação necessárias.
Analise os dados gerais de uma agenda com auxílios visuais, como gráficos, informativos de quantidades de itens ou elementos/subelementos em cada fase e indicadores de finanças.
Permite que a organização alinhe as compras com os objetivos estratégicos. Mapear as necessidades futuras permite direcionar as aquisições para suportar metas e prioridades.
O planejamento antecipado, incluindo a definição de orçamentos e prioridades, ajuda a evitar gastos desnecessários e permite uma melhor gestão financeira. A organização pode negociar melhores condições com fornecedores e otimizar seus recursos.
A criação de um Plano de Compras promove a transparência no processo de aquisição, proporcionando uma visão clara das intenções e necessidades da organização. Além disso, facilita a conformidade com regulamentos e normas, reduzindo o risco de litígios e garantindo uma conduta ética.
Com o cronograma bem definido e uma lista clara de prioridades, as atividades de aquisição podem ser executadas de maneira mais eficiente. Isso permite que a organização tenha melhor gestão de tempo e dos recursos da equipe de compras.
Antecipar as necessidades de compra ajuda a consolidar relacionamentos sólidos com fornecedores-chave. Isso pode levar a melhores condições contratuais, preços competitivos e maior confiança mútua.
Dentro dos prazos estabelecidos para planejamento, é possível que a organização esteja preparada para responder rapidamente a mudanças nas condições do mercado, inserção de novas demandas e outras variáveis.
Ao definir claramente as especificações e critérios de seleção no Plano de Compras, a organização pode garantir a aquisição de produtos ou serviços de alta qualidade, atendendo melhor às suas necessidades.
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