Por que sua gestão patrimonial ainda depende de planilhas? Descubra por que isso pode custar caro ao setor público

Dicas • 13/06/2025

Entenda por que o uso de planilhas na gestão patrimonial pública pode gerar erros, retrabalho e riscos legais ao órgão.

No cotidiano da administração pública, não é raro encontrar secretarias inteiras operando planilhas como se fossem ferramentas multifuncionais. Excel para controlar licitações, Excel para acompanhar contratos, Excel para prever orçamentos e, claro, Excel para gerir o patrimônio do órgão. A questão que se impõe é: por que ainda insistimos em usar planilhas para algo tão estratégico e sensível como a gestão patrimonial?

Os limites do Excel na gestão patrimonial pública

O Excel, de fato, é uma ferramenta poderosa — e por isso mesmo tão amplamente utilizada. Ele permite a criação de controles, fórmulas e relatórios de maneira flexível e acessível. Mas essa versatilidade cobra um preço alto quando falamos de gestão patrimonial em larga escala, especialmente na administração pública.

Ao lidar com centenas (ou milhares) de bens patrimoniais — móveis, imóveis, equipamentos, veículos e outros ativos — as planilhas rapidamente se tornam um gargalo. A entrada manual de dados abre margem para erros. A conferência de itens demanda tempo. A análise de informações torna-se limitada e exige retrabalho. E o compartilhamento de dados entre setores — ou entre setores e sistemas — é, na melhor das hipóteses, trabalhoso. Na pior, inexistente.

Além disso, as planilhas não oferecem garantias reais de segurança. Um arquivo salvo localmente pode ser apagado, sobrescrito ou corrompido. Informações sensíveis podem ser editadas por qualquer pessoa com acesso. E a falta de padronização no preenchimento pode comprometer toda a integridade do inventário.

Riscos reais: de retrabalho a sanções legais

É importante entender que não se trata apenas de uma questão de eficiência, mas de conformidade. A má gestão do patrimônio público pode levar a autuações, perda de recursos e até sanções legais. Isso porque o patrimônio precisa estar identificado, atualizado e justificado. Falhas nesse processo podem ser interpretadas como omissão de receita ou má gestão de recursos — e, consequentemente, resultar em processos administrativos e cobrança de multas.

Além disso, quando não se tem um controle claro sobre o que existe, onde está, qual o estado de conservação e o valor atualizado de cada bem, decisões importantes são tomadas no escuro. Isso afeta diretamente o planejamento orçamentário, as estratégias de investimento e a prestação de contas.

Inventário: da leitura automática à integração

A base da boa gestão patrimonial é o inventário. E é aqui que muitas administrações enfrentam sua maior dificuldade. Realizar inventários manuais, item a item, anotando informações em planilhas, exige tempo, equipe e um esforço enorme de coordenação. Em muitos casos, a atividade é delegada a servidoras e servidores já sobrecarregados com outras funções — o que compromete a periodicidade e a precisão do processo.

O resultado? Inventários desatualizados, bens não localizados, dados incompletos e decisões equivocadas com base em registros defasados.

Hoje, já existem soluções digitais específicas para gestão patrimonial, capazes de transformar por completo a forma como os ativos públicos são controlados. Uma das principais inovações nesse campo é o uso da tecnologia RFID (Identificação por Rádio Frequência).

Essa tecnologia permite identificar bens por meio de etiquetas eletrônicas, que são lidas por sensores sem a necessidade de contato físico. Em vez de anotar ou digitar manualmente as informações de cada item, basta passar o leitor — e todos os dados são capturados automaticamente.

Com isso, o tempo de realização do inventário despenca. A margem de erro é reduzida. E a equipe pode se concentrar na análise e no planejamento, em vez de gastar dias com tarefas repetitivas.

O app de inventário do SIGA: agilidade, precisão e controle em tempo real

Na SIGA, desenvolvemos um aplicativo de inventário que incorpora essa tecnologia. Com ele, os órgãos públicos podem realizar o controle patrimonial com muito mais precisão e agilidade. O app permite cadastrar, identificar e rastrear bens patrimoniais de forma simples e intuitiva. Além disso, oferece funcionalidades como:

• Registro fotográfico de cada item;;
• Histórico de movimentações;
• Geração automática de relatórios;
• API de Integração com outros sistemas;
• Identificação de divergência de localização dos bens;

Ou seja, vai muito além de um “Excel bonitinho”: é uma plataforma integrada, pensada para as reais necessidades da administração pública.

E as vantagens não param por aí

Além da redução do tempo e dos erros no inventário, uma solução digital traz outros benefícios estratégicos. Entre eles:

• Escalabilidade: sistemas digitais crescem junto com a estrutura do órgão, ao contrário das planilhas, que se tornam cada vez mais difíceis de manejar com o aumento do volume de dados;
• Colaboração em tempo real: diferentes setores e equipes podem acessar e atualizar as informações simultaneamente, com segurança;
• Segurança de dados: controle de acessos, evitam perdas ou manipulações indevidas;
• Planejamento com base em dados confiáveis: a atualização contínua do inventário permite uma visão clara sobre o ciclo de vida dos bens, facilitando decisões sobre manutenção, reposição e alienação;
• Transparência: facilita a prestação de contas aos órgãos de controle e à população.

Por que ainda insistimos nas planilhas?

A resistência à adoção de novas ferramentas na gestão pública tem múltiplas causas. Pode ser falta de informação, receio de mudanças, escassez de orçamento ou até apego à familiaridade do Excel. Mas é preciso lembrar que insistir em uma prática ultrapassada pode sair mais caro a longo prazo — tanto em dinheiro quanto em credibilidade.

A transição para um sistema digital não precisa ser complexa nem onerosa. Existem soluções acessíveis, modulares e adaptáveis à realidade de cada órgão. E, mais importante: a adoção da tecnologia na gestão patrimonial representa um salto de qualidade na administração pública, alinhando eficiência, transparência e responsabilidade com o bem público.

Se o seu município ainda usa planilhas para gerir o patrimônio, talvez seja a hora de rever essa escolha. A tecnologia está à disposição — e o SIGA pode ser uma parceira nessa transformação.

A gestão patrimonial não precisa ser uma dor de cabeça. Com o apoio das ferramentas certas, ela pode se tornar um processo fluido, seguro e inteligente. Afinal, os bens públicos são de todas as pessoas. E cuidar deles com rigor, eficiência e transparência é uma obrigação — mas também uma oportunidade de construir uma administração mais moderna e conectada com as demandas do nosso tempo.